Personalakten sind keine Geheimpapiere

Einige Menschen zucken vor Schreck zusammen, wenn sie hören, dass es über sie eine Personalakte gibt – klingt es doch ein wenig nach Geheimdienst und Überwachung. Natürlich sieht das ganz anders aus. In nahezu jedem Unternehmen wird für jeden einzelnen Mitarbeiter eine Personalakte angelegt.
Personalakten werden über jeden Beschäftigten im öffentlichen Dienst geführt. Die Personalakte ist kein Geheimpapier. Für Berufseinsteiger wird die Personalakte bereits mit der Einstellungszusage „angelegt". Die Personalakte enthält die Sammlung von schriftlichen Unterlagen über den Berufseinsteiger - also etwa Verträge, Zeugnisse und Beurteilungen (häufig das eingesandte Bewerbungsschreiben). Geheime Personalakten gibt es nicht, denn Beschäftigte müssen über Beschwerden und Behauptungen, die für sie ungünstig sind, vor Eintrag in die Personalakte angehört werden. Ihre Stellungnahme ist in die Personalakte aufzunehmen. Darüber hinaus müssen Ihnen sämtliche Beurteilungen unverzüglich bekannt gegeben werden. Nachteilige Schriftstücke, die ohne Ihre vorherige Anhörung in die Personalakte gelangt sind, müssen von der Verwaltungsbehörde entfernt werden. Jeder Beschäftigte hat das Recht in seine persönliche Akte Einsicht zu nehmen und sich ggf. bestimmte Vorgänge zu kopieren. Dies gilt natürlich auch für Auszubildende und Beamtenanwärter.

Personalakten
(1) Der Auszubildende hat das Recht auf Einsicht in seine vollständigen Personalakten. Das Recht kann auch durch einen gesetzlichen Vertreter oder durch einen hierzu schriftlich Bevollmächtigten ausgeübt werden. Die Vollmacht ist zu den Personalakten zu nehmen. Der Ausbildende kann einen Bevollmächtigten zurückweisen, wenn es aus dienstlichen oder betrieblichen Gründen geboten ist.
(2) Der Auszubildende muss über Beschwerden und Behauptungen tatsächlicher Art, die für ihn ungünstig sind oder ihm nachteilig werden können, vor Aufnahme in die Personalakten gehört werden. Seine Äußerung ist zu den Personalakten zu nehmen.
(3) Beurteilungen sind dem Auszubildenden unverzüglich bekanntzugeben. Die Bekanntgabe ist aktenkundig zu machen.
Protokollnotiz zu Absatz 1: Das Recht der Akteneinsicht schließt das Recht ein, Abschriften bzw. Ablichtungen aus den Personalakten zu fertigen.
§ 5 Manteltarifvertrag für Auszubildende im öffentlichen Dienst

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